Arquivística

A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as funções do arquivoPredefinição:Nota de rodapé, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivosPredefinição:Nota de rodapé.

A arquivística se relaciona com a ciência da informação.

História

Arquivística: Jacob von Rammingen, Von der Registratur (1571), Baldassare Bonifacio, De Archivis (1632).

A origem da arquivística não é conhecida. No entanto, as duas primeiras obras sobre o assunto, de que se tem conhecimento, foram dois manuais de autoria do nobre alemão Jacob von Ramingen. Esses antecessores da ciência arquivística foram impressos em 1571, sob o título "Von Registratur" (O Registrador), e provavelmente foram escritos durante a primeira metade do século XVI, por isto Ramingen pode ser considerado o "pai" (antecessor) desta disciplina, e seus manuais podem ser considerados os responsáveis pelo surgimento de uma tradição arquivística que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais dois séculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do alemão para o inglês por JBLD Strömberg.

Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a arquivologia gere a informação que tem por objetivo tornar-se evidência ou prova de que algum evento ocorreu. Também a este campo do conhecimento cabe estudar a informação ligada a processos de trabalho. Ainda hoje há aqueles que confundem as funções e práticas de bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas três instituições se ocupam da guarda, conservação e processamento de documentos para uso futuro ou corrente. No entanto, a natureza do documento e a finalidade de cada instituição difere e caracteriza cada uma delas, distintamente. Essas três entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de órgãos de documentação.

Definições

Arquivologia ou Arquivística

Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.

Arquivo

O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos quanto à instituição que o armazena.

Documento

Unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado. É suscetível de consultas, pesquisas ou estudos, e também pode ser utilizado como evidência ou prova, neste caso servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrência ou existência de fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem, em uma determinada época ou lugar.

Documentação

É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizá-las aos usuários.

Formato

É a união de todas as características de um documento: suas características físicas, as técnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informação nele registrada, e seu conteúdo informativo.

Fundo

Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma proveniência. O mesmo que arquivo.

Suporte

É o material no qual as informações são registradas.

Plano de classificação documental

O objetivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, deve-se estabelecer no início de funcionamento de um arquivo o plano de classificação ou plano do arquivo. Que consiste em:

• Elaboração de fórmulas e padrões homogêneos para o registro dos atos administrativo independentemente do suporte;
• Atribuição de códigos de classificação;
• Definição da temporalidade dos documentos;
• Padronização da tipologia documental;
• Garantia de acesso aos administradores e ao usuário do serviço público.

Para iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso às informações e a meta de aumentar a transparência e a qualidade no serviço público, é necessário priorizar a aplicação de instrumentos arquivísticos fundamentados em princípios de classificação que recuperem o contexto no qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados, associados à avaliação documental, controle e acompanhamento da produção, tramitação, arquivamento e destinação final de documentos.

Conservação e restauração de documentos

Conceito

A preservação, conservação e restauração de documentos e essencial para a perpetuidade do conhecimento e da cultura. Para isso existe a figura do conservador-restaurador, profissional responsável pela sobrevivência de documentos e de suas informações. A preservação visa impedir a degradação dos documentos e das informações contidos nele. A conservação é um conjunto de métodos e procedimentos voltados a interrupção do processo de degradação. Já a restauração é um recurso para recuperar documentos em um estado grave de danificação.

Técnicas de conservação

Diagnóstico

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento ambiental

O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oC e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente. O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

Vistoria

Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.

Higienização

A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqüência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem. O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão. Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de insetos, caso ocorram.

Acondicionamento

O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma segura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2, utilizam somente o sistema de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por uma completa vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de cadarços de algodão crus de 1,5cm.

Reparos

Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico, como a restauração. Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernação original.

Encadernação e reencadernação

É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos documentos que foram reparados. Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e quando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais. No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a obra deverá ser apenas acondicionada. As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.

Armazenamento

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obra.

Plano de Emergência

O planejamento para os casos de emergência não deverá acontecer de forma isolada. Para funcionar efetivamente, ele terá de ser integrado aos procedimentos operacionais rotineiros da instituição. O plano precisará contemplar todos os tipos de emergência e calamidades que a instituição pode vir a enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de longo prazo para os esforços de resgate e recuperação. O plano deverá ser de fácil execução, de modo que instruções concisas e treinamento são fundamentais para que o êxito seja total.

A profissão de arquivista

O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de instrumentos de pesquisa, observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.

O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos, na elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste profissional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.

Regulamentação da profissão

Brasil

No Brasil, a profissão foi instituída pela Lei Federal nº 6.546, de 4 de julho de 1978 e regulamentada pelo Decreto Federal nº 82.590, de 6 de novembro de 1978.

Os referenciais teóricos arquivísticos

As três correntes

De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivística pode ser abordada de três maneiras:

1. Maneira administrativa (records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento;
2. Maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento; ou
3. Maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.

Segundo Faria (2006, p. 29), entre os referenciais arquivísticos destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as funções de classificação documental e avaliação documental, e a definição de instrumento de gestão arquivística.

Ciclo de vida dos documentos ou a teoria das três idades

arquivos correntes, intermediários e permanentes

1. Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

1. Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase.

1. Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva.

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente .

Classificação segundo a valoração dos documentos

Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.

Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais serem eliminados.

Notas

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Bibliografia

Brasil

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Legislações

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Portugal

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Ver também

• Anexo:Arquivos públicos nos países de língua portuguesa
• Anexo:Lista de escolas de arquivologia
• Biblioteconomia
• Gestão documental

Ligações externas

• Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia
• Associação dos Arquivistas Brasileiros
• Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas
• Arquivista.net - Portal do Arquivista - O portal dos estudantes e profissionais da arquivologia
• Arquivista.org - Núcleo pesquisa e debate sobre arquivística dos graduandos da UFF - Universidade Federal Fluminense
• Arquivistica.net - Publicação semestral de trabalhos relacionados com a Arquivística ou estudos e pesquisas nos demais campos ligados à Ciência da Informação.O portal dos estudantes e profissionais da arquivologia