Arquivo permanente

Arquivo permanente, também conhecido como monumento histórico [valendo, no uso deste termo "Histórico", um repensar, tendo em vista que nos Arquivos Permanentes sempre teremos, de fato, o universo de documentos "do passado" que não são, mas poderão vir a ser históricos. Neste Arquivo Permanente os documentos acumulados constituem o Arquivo Vivo que grita para que alguém os levem à história, só que nem todos são ouvidos! Objetivamente, não nasceram histórico. Nenhum documento, em seu nascedouro, é elaborado/gerado com a finalidade de ser histórico. Pense! Use corretamente a nominação que corresponda diretamente ao propósito direcionado à construção de Arquivos em suas Três Idades.(Margarete de Souza Rodrigues - UNIRIO - Arquivista - Ex-Gerente da Gestão de Documentação da Prefeitura do Rio de Janeiro]. , são compostos por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, histórico e de investigação não podem ser destruídos, sendo pois de conservação permanente ou definitiva.

Um denso arquivo é um universo arqueológico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservação de sua organicidade, de sua integridade física, e a disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condição de preocupação e uso plenos.

A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, nao dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabelecidos de acondicionamento e definição, pois não trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.

Fases do arquivo

No universo da administração e da história reside o próprio motivo de ser dos arquivos públicos na sua característica ativa. A função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual ele foi criado.

Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governamental.

Os ciclos vitais dos documentos compreendem três idades, a primeira é dos arquivos correntes, onde se abriga os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico, a segunda fase é dos arquivos intermediários onde os papéis já ultrapassaram o seu prazo de validade jurídico-administrativa, porém ainda podem ser utilizados pelo seu produtor.

De acordo com a legislação no país, estado ou município, abre-se a terceira idade dos 25 aos 30 anos contando a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação, o recolhimento desses papéis a um local de preservação definitiva é chamado de arquivo permanente.